HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG "NÀNG THƯ KÝ" LỊCH GOOGLE.

 

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG "NÀNG THƯ KÝ" LỊCH GOOGLE.

 

(Em vẫn thỉnh thoảng viết bài cho nhóm riêng, và tham gia trong nhóm QTvKN chưa đóng góp gì bởi ngại mình còn chưa có nhiều kiến thức bằng các anh chị em khác trong quản trị DN. Tuy nhiên, em nhận ra là nếu mình không đóng góp dù là ít thì bản thân cũng không nên nhận kiến thức từ các anh chị em khác mãi như vậy. Vì thế em xin mạn phép chia sẻ một cách lập kế hoạch rất hiệu quả mà rất nhiều bạn chủ DN đã áp dụng thành công trong công việc và cs. Hơi dài nhưng kỹ lưỡng, mọi người chịu khó vậy nhé).

 

👩 Đây là phần mềm tuyệt nhất trong nhiều phần mềm lịch kế hoạch thời gian mà tôi được biết. Giao diện đẹp, sử dụng đơn giản, dễ dàng lên kế hoạch mục tiêu và nhắc lịch thông minh. Ngoài ra, lịch này còn tự động nhận diện thời gian trống khác của bạn để tự điều chỉnh công việc bạn đặt ra bị trùng với công việc khác, giúp bạn giải quyết được tối đa hiệu quả công việc.

 

Tuy nhiên, chúng ta không phải là công cụ của công việc, mà chúng ta cần sống đời sống đáng có của mình. Vì thế, hãy ưu tiên mục tiêu cho cuộc sống của bạn bằng việc lập mục tiêu ưu tiên như sau:

Sức Khỏe

Học Tập

Gia Đình

và cuối cùng mới là Công Việc.

Chắc chắn lập kế hoạch như vậy, bạn sẽ giải phóng mình ra khỏi công việc rất sớm và hiệu quả.

 

1/ Tải phần mềm Lịch Google tại CH Play

2/ Đưa icon phần mềm hiển thị ở màn hình chính thuận tiện cho bạn lập kế hoạch và theo dõi hàng ngày.

3/ Nhấn vào icon lịch. Màn hình sẽ hiển thị 1 nút đỏ dấu cộng (+), sẽ hiện ra 3 danh mục: Mục tiêu, Lời nhắc, Sự kiện.

4/ Hãy lập mục tiêu của bạn trước. Ví dụ: Bạn mong muốn kế hoạch năm 2017 bạn phải:

🎯🎯🎯Chọn #MụcTiêu trước:

(a) Nâng cao sức khỏe bản thân: Chọn môn thể thao phù hợp với thể trạng, thời gian, tài chính...

$ Bạn chọn: Đi bộ (hoặc 1 môn mới bạn tự điền vào ngoài danh sách có sẵn).

Tần suất: 3 hoặc 5 lần/ tuần (hoặc hàng ngày)

Thời gian: 30 phút/ lần

Thời điểm: buổi sáng (hoặc chiều)

Chọn (v)

>>>>Lịch sẽ cân đối thời gian cho bạn và hỏi ý kiến bạn thời gian đề nghị trên có phù hợp hay không? Nếu không ưng, có nút điều chỉnh của bạn ngay bên cạnh

 

(b) Xây dựng kỹ năng:

Bạn muốn học 1 môn ngoại ngữ mới, hay học nhạc, vẽ... hay nghiên cứu một lĩnh vực chuyên môn???

Bạn lại tiếp tục vào mục này và thực hiện thao tác như trên. Lịch sẽ cân đối thời gian phù hợp nhất cũng như sẽ điều chỉnh nếu bạn bị trùng lịch vào một mục tiêu khác.

 

(c) Gia đình và các mối quan hệ.

Gia đình là nơi ta cần nuôi dưỡng mỗi ngày, kể cả cha mẹ của bạn dù ở xa cũng rất cần lời hỏi thăm, quan tâm. Hoặc những người bạn bè cũ chúng ta cũng cần hâm nóng thường xuyên. Và mục tiêu của chúng ta là mở rộng các mối quan hệ chất lượng. Nhưng khi lao vào công việc, ta gần như bị động trong công việc, bị cuốn đi... nên ta hầu như kiệt sức và khó khăn giữa lựa chọn công việc hay các mối quan hệ?

Tôi đã ra mục tiêu của mình gồm 5 phần cơ bản sau:

1) Dành thời gian dạy con học các buổi tối là 1h.

2) Chơi hoặc lắng nghe với con môn vẽ hoặc môn piano 1h với tần suất 1 lần piano và 2 lần vẽ/ tuần.

3) Gọi điện cho bố mẹ 1 lần/ tuần.

4) Cafe/ ăn trưa/ gọi điện với bạn cũ 3 lần/ tuần. Bạn mới 3 lần/ tuần vào thời gian 11h đến 12h trưa. Lên danh sách những người bạn cũ và mới hàng tuần để tối thiểu mỗi lần 1 người. Vậy là mỗi tuần tôi ấm thêm với bạn cũ và ít nhất có 3 bạn mới mỗi tuần.

5/ Lập kỳ nghỉ với gia đình đi chơi gần 2 tuần/ lần. Đi xa hơn 2 tháng/ lần vào Chủ Nhật.

■Nếu bạn ngày mai bận việc khác, ban vào lịch cv mới và không thể thực hiện cv cũ, lịch sẽ hỏi bạn "tiếp tục thực hiện" hay "để sau" cv cũ vào thời điểm đã đăng ký. Nếu bạn để sau, thì lịch sẽ xếp công việc lỡ đó vào thời gian trống khác và sẽ hỏi ý kiến về lịch mới tự chuyển đó có hợp với bạn hay không.

 

(d) Thời gian dành cho bản thân:

Với tôi, tôi chọn Thiền 2 lần/ tuần trong 1h/ lần vào buổi chiều. Spa 2 lần/ tuần 1h buổi chiều. Đọc sách hàng ngày 30 phút/ tối sau 21h.

 

(e) Sắp xếp cuộc sống: bao gồm công việc cơ quan và phục vụ gia đình. Vd của tôi:

Công việc:

- Lên kế hoạch hàng ngày 15p vào buổi tối sau 21h.

- Lên kế hoạch tuần 1 lần/ tuần vào tối thứ 7 sau 21h.

- Đọc và trả lời email quan trọng (bắt buộc phải tự trả lời)vào buổi 8h30 - 9h sáng. Đọc thông tin của bạn bè, đối tác trên Zalo, FB cũng trong thời gian đó.

- ●Giải quyết 3 việc quan trọng_ gấp trong vòng 2h tiếp theo. Thgian này bạn xly cv ở cty hoặc bên ngoài.

- Đọc báo cáo và xử lý bc vào lúc 13h30 - 14h30

- ●Giải quyết 3 việc quan trọng_ không gấp trong vòng 1h tiếp theo. Thgian này bạn giao quyền hoặc tự thực hiện cv cần của mình.

Nếu còn thời gian, tôi đi shoping hoặc đọc quyển sách chuyên môn đang cần luôn mang theo.

16h tôi tập gym 30' rồi đi đón con gần đó.

 

📌📌📌#Lờinhắc: Là những việc bạn cần ghi nhớ để thực hiện vào thời điểm, thời gian cố định. Vd: hẹn ăn trưa, hẹn gặp khách hàng, hẹn trả lời deadline công việc vào 10h30 ngày 18/1/2017, báo trước 1h chẳng hạn.

 

⛤⛤⛤ #Sựkiện: Là những việc cố định thời gian, địa điểm, nội dung, thậm chí có sẵn cả tài liệu cần chuẩn bị đính kèm rất quan trọng với bạn để cần thực hiện hoặc tham gia. Như sinh nhật, hội thảo, CT đào tạo, Event, cuộc họp.... Phần này bạn có thể đính kèm các file cần thiết từ Drive Google, có thể mời các đối tượng khác cùng tham gia sự kiện bằng email của họ tích hợp vào. Dữ liệu của sự kiện sẽ tự gửi đến các email được bạn mời.

🔖Nếu bạn muốn có sự lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng thì lựa chọn phần "lặp lại" nhé.

 

♚♚♚ Tất cả những mục tiêu bạn cho là cực kỳ quan trọng giống như Quan trọng_ gấp hay việc lập kế hoạch hàng ngày là việc quan trọng thì hãy nhìn xuống phía dưới cùng của mục tiêu là "chọn màu" thì bạn hãy chọn màu đỏ. Quan trọng mà không gấp hãy chọn màu cam hoặc hồng cam. Dành cho gia đình tôi chọn màu vàng chuối vui tươi, học tập cho bản thân tôi chọn màu tím, v.v... Như vậy bạn sẽ có màu sắc dễ định hình, phân biệt và ra quyết định nhanh.

 

Sơ đồ kế hoạch sau khi các bạn hoàn thiện vừa đẹp, rõ ràng, nhanh chóng. Bên cạnh đó bạn sẽ thấy bạn còn rất muốn nhiều thứ khác trong cuộc sống mà vẫn ung dung thực hiện đủ, vẫn thừa nhiều thời gian cho mình. Vì các mục tiêu trùng nhau sẽ được tự động thay đổi cho phù hợp với bạn. Thời gian đầu bạn sẽ thấy vài mục tiêu của bạn tự chuyển có thể chưa phù hợp thời gian bạn chọn, nhưng khi lịch hỏi ý kiến của bạn ngay tại gần thời điểm mục tiêu và trước đó 1 ngày. Nếu bạn chọn khác lịch, thì dần dần lịch sẽ theo sát với thói quen của bạn hơn.

 

Bên cạnh đó, lịch này sẽ tự đồng bộ hóa toàn bộ dữ liệu của bạn từ điện thoại đến máy tính bảng, máy tính bàn với Google và Gmail của bạn. Tự động cập nhật các sự kiện trong Gmail của bạn vào Lịch giúp bạn không cần làm thủ công hay phải cố gắng nhớ để lên lịch nữa. Ví dụ như sinh nhật của một đối tác của bạn sẽ tự được điền vào lịch của bạn chẳng hạn.

 

Cần gì một cô thư ký nào nữa, bạn nhỉ?

Chúc các bạn tìm được những điều tuyệt vời hơn nữa của phần mềm miễn phí này.