Nghề PM(Outsourcing)

#PMTips2019

#ChuyennghePM 

#PMDay2019

Nghề PM(Outsourcing)

Quản trị dự án(PM), chính là những người giữ vị trí quan trọng của dự án. PM quyết định đến việc thành công hay thất bại của dự án.

PM làm những việc gì? Xây team, tạo plan, phân chia task, tracking tiến độ và control chất lượng, làm việc với khách hàng, quản lý rủi ro và… cho đến thặng dự(lời/lỗ) của 1 dự án.

Khi giữ vai trò là một PM, bạn sẽ có cơ hội phát triển năng lực bản thân, tăng vốn hiểu biết, làm việc với quy trình chuyên nghiệp, và đặc biệt thử thách bản lĩnh quyết đoán của chính cá nhân

PM cần có những kỹ năng nào?

Là một PM, bạn phải nhìn như án như một bức tranh lớn, hướng dự án đến thành công, xử lý tốt các nhiệm vụ trong công việc hàng ngày, và đối mặt với bất issue nào có thể xảy ra trong dự án...Vậy đâu là những phẩm chất quan trọng của một nhà quản lý dự án?

Lập kế hoạch: Từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc của dự án, PM sẽ phác thảo qua một bản kế hoạch. Ví dụ: như kiến trúc, ý tưởng, tiến tới kế hoạch chi tiết, với hàng trăm mảnh nhỏ được ghép lại giữa mỗi bước. Người PM sẽ ghép các mảnh lại với nhau từ kiến trúc nhiều nguồn.

Chia task: Kỹ năng chia đúng người đúng việc giúp tốc độ làm việc của team nhanh hơn. Phương pháp dễ nhất là các bạn cứ chia nhỏ công việc hết mức có thể (task breakdown), sau đó estimate cho từng đầu việc nhỏ. Từ đó sẽ có được estimation cho cả một công việc lớn hoặc cả dự án. Chắc chắn ban đầu con số estimate không được chuẩn xác. Nhưng sau đó khi mình làm nhiều công việc tương tự dần dần sẽ rút ra kinh nghiệm để estimate với những khối lượng công việc với độ khó khác nhau ngày càng chuẩn xác hơn.

Quản lý thời gian: Ở vài trò một nhà quản lý dự án, bạn có thể xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, Kỹ năng này không tốt thì thường xuyên làm việc OT và quan trọng sẽ nắm bắt được tình hình của dự án ở bất kỳ thời điểm nào. Công việc quản lý thời gian và khả năng tự tổ chức của bạn là cực kỳ quan trọng. Quản lý thời gian không đơn thuần là phân bổ thời gian cho một hoặc nhiều công việc. Bạn phải có khả năng phân tích những gì bạn đang làm, dành thời gian cho công việc nào và những công việc đó có thật sự quan trọng để quyết định sự thành công của dự án hay không. Công việc chính của bạn là lên kế hoạch, hướng dẫn đội ngũ thực thi, giám sát tổng thể dự án, sáng tạo và dẫn dắt sự đổi mới trong cách xử lý vấn đề phát sinh.

Quản lý truyền thông hiệu quả và khá năng ngôn ngữ: 90% thời gian của PM là giao tiếp với member, cấp trên và khách hàng . Kỹ năng giao tiếp là tiền đề để bạn làm công tác truyền thông hiệu quả. Nếu giao tiếp không hiệu quả với stakeholders và team dự án theo ngôn ngữ riêng của họ thì khá năng cao dự án sẽ không thành công,… Bạn sẽ cần thiết lập các cuộc họp để giải quyết các vấn đề phát sinh, phân tích xác định risk, và truyền thông đến stakeholders khi chúng xảy ra, cập nhật tiến độ dự án với quản lý cấp cao, lắng nghe kỳ vọng, hướng xử lý vấn đề từ các stakeholder và các thành viên trong team dự án…

Thể hiện tinh thần thủ lĩnh: Tâm lý chung của mọi người tham gia dự án muốn được dẫn dắt bởi một người quản lý nhiệt tình và có tâm huyết cho dự án. Sự nhiệt tình của người quản lý cam kết với các mục tiêu của mình trong dự án và thể hiện điều này qua sự lạc quan. Luôn luôn phải lan tỏa được tinh thần hăng hái có trách nhiệm cao với dự án.

Quản lý nguồn lực: PM phải nắm rõ skill và công việc từng thành viên trong team và đảm bảo rằng mọi người trong team đều biết và thực hiện vai trò của mình. Họ cũng phải thường xuyên họp nhanh với khách hàng, báo cáo tình hình những việc đã hoàn thành, những việc đang gặp vấn đề, để đảm bảo mọi người đều hiểu đúng tình hình dự án.

Quản lý xung đột: Mỗi dự án có những thành viên đến từ 1 hoặc nhiều đơn vị khác nhau, mục tiêu khác nhau, phạm vi khác nhau,… do đó việc quản lý xung đột thường rất khó khăn. Khi xảy ra sự bất đồng giữa các thành viên về một vấn đề trong dự án thì người quản lý dự án cần phải giải quyết ngay. Để quản lý xung đột hiệu quả thì đòi hỏi người quản lý dự án cần phải tìm hiểu nguồn căn của sự bất đồng, thiết lập các cuộc họp để lắng nghe và thảo luận từ các góc nhìn khác nhau với những người trong cuộc để tìm kiếm sự đồng thuận và có giải pháp cụ thể để cho phép tiến trình của dự án được tiếp tục

Quản lý rủi ro: PM cần thương lượng và đưa ra các cam kết với khách hàng về lợi ích của đôi bên

Quản lý cost: Mỗi dự án thường có ngân sách và khung thời gian. Quản lý dự án giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru, đúng thời gian và ngân sách. Họ sẽ kiểm soát lộ trình và thúc đẩy tất cả các thành viên trong team làm việc để hoàn thành đúng tiến độ. Phải có plan tăng giảm người hay load/release người một cách phù hợp, đặc biệt tránh để idle resources.

Trước khi trở thành PM bạn có thể trải qua những vị trí nào?

Ở Fsoft nói riêng và các Cty ousoucing nói chung khi trở thành PM thì thường sẽ trải qua...Developer/tester → Solution Architect/Team Leader → Project Manager

Việc trải qua nhiều career path khác nhau giúp ích rất nhiều cho công việc của PM. Hiểu Developer suy nghĩ như thế nào, hiểu công việc của người Solution Architect ra sao…Nó giúp trong việc quản lý team dự án của mình. Trao đổi với các bạn thuận lợi hơn, dễ dàng hơn vì hiểu tâm lý và cách suy nghĩ của mỗi vị trí.

Lời kết

Như vậy, tôi đã chia sẻ cho các bạn một số tố chất và skill cơ bản bạn phải có hoặc phải học thêm để có thể trở thành một PM, dẫn dắt mọi thành viên trong dự án hoàn thành xuất sắc  nhiệm vụ được giao. 

Nhưng cái quan trọng nhất không phải là bạn hoàn thành tốt dự án là đủ, mà là việc bạn có thể dẫn dắt team đi tới đâu, có thể làm tiếp những dự án lớn hơn tới mức độ nào, cũng như các thành viên trong team bạn trưởng thành thế nào. Đấy mới là điều mà bất cứ người dẫn dắt nào cũng nên hướng tới. Rất hy vọng sẽ được các bạn chỉ giáo thêm và đặc biệt là chia sẻ từ thực tế của mọi người