Công Việc Của PM Là Gì?

Công Việc Của PM Là Gì?

06/11/2017

Trong lớp học về kỹ năng report khi một vài bạn được hỏi là có muốn làm PM không, thì có câu trả lời làm tôi suy nghĩ mãi. Bạn không muốn làm PM bởi thấy công việc của PM toàn việc “linh tinh, lặt vặt”.

Nghe cũng rất có lý, vì thực sự trong 1 dự án thì công việc của PM có vẻ là khó hiểu và khó định nghĩa nhất. Kết quả của công việc PM ko được đong đếm cụ thể như Line Of Code hay số test case như các vị trí DEV và Tester. Công việc của PM cũng không được định nghĩa thật rõ ràng theo kiểu lên plan hôm nay làm việc này trong bao nhiêu lâu, việc kia trong bao nhiêu lâu.




Vậy thực sự công việc của PM là gì?

Theo định nghĩa trong quy định của Fsoft thì PM được định nghĩa theo mục đích như sau:




“Job Purpose:




The SPMA is responsible for managing project, ensuring the delivery of project results to the customer within the given scope, schedule, and resource, overseeing all aspects of the project life-cycle. The SPMA job follows the Project Management Body of Knowledge (PMBOK).”




Một định nghĩa rất ngắn gọn nhưng cũng vô cùng khó hiểu vì để hiểu được định nghĩa này cần hiểu được PMBOK, mà theo PMBOK thì công việc của PM được chia thành 10 Knowledge Areas, 5 process group và 47 processes. Giả sử bạn có đi họp lớp với lũ bạn cấp 2, mà được hỏi “mày làm gì?”, bạn trả lời “tao làm PM”, rồi lôi 47 cái process ra để giải thích thì chắc tới lúc tan tiệc là vừa.

Vậy có cách nào để hiểu về cái công việc của PM một cách dễ dàng hơn không?

Công việc của PM_2.




Tôi nghĩ để phù hợp với background của hầu hết anh em trong Fsoft, chúng ta sẽ nhìn công việc PM qua lăng kính của vòng đời 1 phần mềm, có lẽ như thế dễ hiểu hơn.




Chúng ta đều biết rằng để có 1 phần mềm chạy trên hệ thống, đầu tiên phải lập trình ra nó, sau đó là cài đặt và chạy trên server, tất nhiên, thỉnh thoảng phải vào khởi động lại hoặc chạy lại nếu server có vấn đề gì đó.




Công việc của PM cũng vậy thôi, về cơ bản nó cũng gồm 3 bước chính :

• Lập kế hoạch
• Thực hiện kế hoạch
• Giám sát và điều chỉnh để đảm bảo cho công việc thực tế chạy sát với kế hoạch

Nếu như các bạn lập trình ra phần mềm phải dùng tới các ngôn ngữ lập trình, database, server, đó là những kỹ năng và tài nguyên cần thiết để đảm bảo cho việc làm phần mềm, thì công việc của PM cũng vậy, cũng phải biết sử dụng các kỹ năng và tài nguyên tương ứng.




Sau đây là list các kỹ năng dành cho PM mà tôi “chôm” được từ bác Nakamura. Trong đó nhưng kỹ năng hàng trên được gọi là Hard skill, và các kỹ năng bên dưới được gọi là soft skill.

• PM (Hard skill):
• Project Management; Development Methodology; H/WS/W Products; Information Security; Requirement Analysis; Testing; Programing.
• Critical Thinking ( Soft skill):
• Leadership; Communication; Team Work; Conflict Solving; Politics; Mentoring; Meeting

Tuy nhiên để tránh làm loãng vấn đề, tôi sẽ không đề cập sâu hơn đến các kỹ năng này nữa, vì bạn nào muốn học thì hoàn toàn có thể đăng ký các lớp học của CTC hoặc của PMC tổ chức.

Planning

Công việc của PM_3




Quay lại với việc so sánh công việc PM với 1 chương trình phần mềm, chúng ta đều biết giai đoạn lập trình là giai đoạn quan trọng nhất và tốn nhiều thời gian nhất. Thì tương tự như thế trong công việc của PM, việc lên kế hoạch là công đoạn quan trọng nhất, PM phải dồn nhiều tâm huyết nhất (hãy nhìn bảng bên dưới để thấy cột planning nó dày đặc process như thế nào). Tuy nhiên lại thường bị áp lực về thời gian do thời gian thực hiện ngắn, do vậy nhiều PM khi làm plan thường hay có tư tưởng làm cho xong, làm đối phó (không tin cứ nhìn vào chất lượng cái PP thì biết!). Nhưng có 1 câu nói về việc lập kế hoạch mà tôi vô cùng tâm đắc: “Thất bại trong việc lập kế hoạch, chính là lập kế hoạch cho việc thất bại”. Bạn không làm tốt giai đoạn planning là bạn đã bước 1 chân vào con đường thất bại.

Install

Công việc của PM_4




Sau giai đoạn planning mà tôi đã so sánh với việc lập trình, thì bước sang giai đoạn 2 cũng quan trọng không kém. Đó là giai đoạn cài đặt. Để dễ hình dung về giai đoạn này tôi lại muốn các bạn hình dung ra việc cài 1 phần mềm lên hệ thống để cho nó “go live”. Phần lớn trong chúng ta gắn bó với công việc lập trình sẽ nghĩ rằng quá trình này rất dễ, chỉ đơn giản là vứt phần mềm lên server, gõ 1 lệnh chạy là xong. Tuy nhiên tôi có 1 điều muốn tiết lộ với các bạn lập trình viên, rằng công việc kỹ sư hệ thống, những người chuyên cài đặt chương trình có mức lương cao hơn các bạn lập trình tương đối nhiều, vì một phần mềm được cài đặt trên 1 server thì rất dễ, nhưng để nó chạy được thành 1 hệ thống trên nhiều server cùng 1 lúc (nhiều khi đến hằng trăm) lại là 1 câu chuyện hoàn toàn khác.




Công việc của PM trong giai đoạn vận hành dự án cũng vậy, hãy hình dung mỗi người trong dự án như là một server, nhiệm vụ của PM là phải cài phần mềm (planning) cho tất cả các server đó là sao cho tất cả xử lý đồng bộ với nhau, nhưng khốn nỗi trong một dự án 20 người thì mỗi người một kiểu. Cũng giống như chúng ta cài 1 phần mềm để chạy trên hệ thống 20 server mà mỗi server có 1 loại cấu hình, và một loại hệ điều hành hoàn toàn khác nhau vậy. Lúc này chắc các bạn đã tưởng tượng ra công việc của PM “củ chuối” đến mức nào chứ. Vì vậy khi là member của một dự án, mà thấy thằng PM cài nhầm tập lệnh cho “server” mình, thì các bạn hãy thông cảm nhé.

Monitoring and controlling

Công việc của PM_7




Khâu cuối cùng trong 3 khâu so sánh tôi đã nói ở trên, đó là giám sát và điều khiển. Tôi nghĩ tư duy phổ biến của các bạn lập trình viên sẽ như câu chuyện sau. Tôi viết 1 trang web giúp ông anh họ tôi bán chuối và bưởi (có tên miền chuoi.com và b___.com), tôi vứt cái website đó lên server và cho nó chạy là tôi hết nhiệm vụ, khi nào website có vấn đề thì ông ý gọi tôi, tôi sẽ vào sửa. Như vậy là bạn vừa giao phó toàn bộ việc giám sát hệ thống cho ông anh họ, vì đơn giản ông ý bán hàng trên đấy, nên hỏng là ông ý biết ngay. Tuy nhiên nếu bạn từng làm ở 1 data center thì câu chuyện giám sát hệ thống nó lại khác hoàn toàn, ở đây mọi người phải đảm bảo cho hệ thống chạy ở mức 99,997% hay là mỗi năm hệ thống chỉ được down dưới 15’. Do vậy việc giám sát hệ thống để phát hiện vấn đề sớm là vô cùng quan trọng, nên luôn phải có người trực 24/24 trong phòng điều khiển và nhìn chằm chằm vào cái màn hình giám sát để đề phòng sự cố.




Công việc của PM với một dự án cũng vậy, luôn luôn phải giám sát để phát hiện sự cố sớm nhất có thể. Để làm như vậy thế PM thường xuyên phải đo đạc, báo cáo các chỉ số liên quan đến năng suất lao động của dự án. Rồi phải tìm cách quản lý và xử lý những sự cố xảy ra. Kiểu như Test lead vừa mới cưới chẳng hạn, PM nhanh nhạy sẽ phải nghĩ đến vấn đề phải tìm ngay người dự phòng vị trí đó vì rất có thể từ 1-9 tháng nữa sẽ có người xin nghỉ sinh!




Đến đây tôi xin kết thúc việc so sánh công việc của PM với một vòng đời của phần mềm, mặc dù thật ra vẫn còn 2 công đoạn nữa đó là giai đoạn đóng và mở dự án. Tôi hi vọng với bài viết này các bạn DEV sẽ hiểu hơn về công việc PM và đừng coi nó là việc “lặt vặt” nữa nhé. Còn với các bạn PM, rất mong các bạn hiểu rõ tầm quan trọng của tất cả các khâu để đừng bỏ qua công đoạn nào nhé.




Tác giả: Nguyễn Thanh Tiến (FSU11.BU6)




Bài viết về Quản trị dự án trong cuộc thi “PM-Chuyện chưa kể 2017” do PMO Community tổ chức.

4 LÀN SÓNG THỊ TRƯỜNG ẢNH HƯỞNG SÂU SẮC ĐẾN DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ.

4 LÀN SÓNG THỊ TRƯỜNG ẢNH HƯỞNG SÂU SẮC ĐẾN DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ.

Tôi tham gia cộng đồng khá lâu, mót chân kinh của anh em cũng nhiều nhưng chưa bao giờ dám chia sẻ vì sợ kiến thức mình nhỏ mọn quá. Hôm nay được sự động viên của Nguyễn Thanh Phong (đã có 2 bài được đăng) nên thôi mạnh dạng viết, hy vọng góp thêm 1 góc nhìn về môi trường và quan điểm kinh doanh.

Tôi khởi sự kinh doanh từ năm 22 tuổi, nhưng do hùn mà không hạp nên sau 1 năm công ty phá sản, mất 88 triệu tiền dành dụm của Má tôi (2 Má con tôi nhiều tháng sau đó không nói chuyện với nhau. Và mãi 5 năm sau đó, lâu lâu tôi vẫn bị chửi “mày ngu lắm, người ta ăn trên đầu trên cổ mày, chứ mày đâu có biết" mỗi khi tôi làm hùn hạp với ai đó).

Tôi may mắn (hoặc không) được khởi sự hơn 10 lần với các mảng kinh doanh không giống nhau: Trung Tâm Đào Tạo Tinh Học (đã đóng cửa sau 1 năm), Cho thuê công nhân (vẫn còn, được 10 năm), Xây dựng và cho thuê nhà trọ công nhân (vẫn còn, được 9 năm), Head hunter và Website việc làm (đã đóng cửa sau 2 năm), Vệ sinh công nghiệp (đã đóng cửa sau 2 năm), Nhượng quyền bánh PappaRoti (vẫn còn, được 8 năm), Xây dựng và kinh doanh sân banh cỏ nhân tạo (đã đóng cửa sau 3 năm), Sản xuất - Phân phối hàng may mặc (vẫn còn, hơn 7 năm), Kinh doanh online phụ kiện điện thoại (vẫn còn, được 3 năm),... và gần đây nhất là Phân phối, chuyển giao công nghệ máy móc ngành in, thêu được 1 năm.

Sau rất nhiều lần gãy đỗ, tôi cũng rút ra một số bài học và xin phép được chia sẻ với anh em Doanh nghiệp vừa và nhỏ (như tôi) một số nhận định và kinh nghiệm như sau:

Sự thay đổi mạnh mẽ và nhanh chóng của thị trường khiến cho việc kinh doanh (của tôi) ngày càng khó:

1. Chuỗi giá trị trong ngành phân phối đang thay đổi 1 cách rõ rệt với chuyển biến là xoá bỏ các mắc xích trung gian nhờ vào sự phát triển internet nói chung, sự phát triển của các OTT nói riêng và sự phát triển mạnh mẽ của ngành vận chuyển. Nếu ngày xưa sản phẩm từ xưởng (ví dụ may mặc, thời trang) làm ra thì phải qua các chợ đầu mối như An Đông, Tân Bình phân phối cho các đầu nậu các tỉnh hoặc khu vực, sau đó các đầu nậu này bán các đại lý các huyện, sau đó các đại lý bán cho các shop tại các con đường thời trang tại địa phương. Đó là chuyện của những năm trước, 3 năm trở lại đây mọi thứ đã thay đổi rất nhiều. Từ khi internet và ngành vận chuyển phát triển, các shop nhỏ, đại lý đã tìm thấy xưởng sản xuất. Ngày xưa với sự bưng bít thông tin xưởng sản xuất, phương tiện trao đổi hình ảnh và những trở ngại về việc vận chuyển hàng hoá về địa phương nên họ không thể gặp nhau, nỗi niềm của nhà sản xuất thường rơi vào việc bị các đầu nậu hoặc nhà phân phối ép tỉ lệ chiết khấu cao, công nợ nhiều và các điều khoản về đổi trả hàng tồn kho rất bất lợi cho nhà sản xuất, nhưng vì không thể tiếp cận được nhiều những người kinh doanh nhỏ như đại lý, shop nên sự hợp tác vẫn diễn ra. Chủ shop và đại lý rất mong muốn mua trực tiếp từ xưởng để được chiết khấu cao hơn nhưng vì số lượng mua nhỏ lẻ nên xưởng sản xuất không bán. Nghịch lý này đã được gỡ bỏ nhờ khuynh hướng F2C (Factory To Consumer), những xưởng mới vào thị trường để cạnh tranh với các xưởng đã có kênh phân phối trước giờ, họ chấp nhận bán số lượng thấp với mức chiết khấu cao để tiếp cận được nhiều người mua sỉ và đại lý nhỏ lẻ (thông qua internet), phương thức vận chuyển đã rất phát triển dựa vào các công ty vận chuyển hàng chuyên nghiệp cho ngành thương mại điện tử và hệ thống chành xe dày đặc có thể đưa hàng hoá về các huyện xã trên toàn quốc. Lực lượng shop và đại lý này tuy mua số lượng ít nhưng số lượng người kinh doanh dạng này cực kỳ nhiều nên tổng sản lượng gom lại là không nhỏ, bán cho nhóm này được thu tiền mặt, chiết khấu không quá cao như bán cho đầu nậu, nhà phân phối mà quan trọng hơn hết là trứng không gôm chung 1 giỏ để rồi bị lệ thuộc nhà phân phối, nhà phân phối độc quyền. Tóm lại, những anh em kinh doanh đang đóng vai trò là 1 mắc xích trung gian trong chuỗi giá trị cần chú ý xây dựng cho mình một lợi thế cạnh tranh rõ ràng và sự đóng góp đủ mạnh mẽ trong chuỗi giá trị, nếu không muốn bị #cho_ra_rìa.

2. Do internet phát triển, nên hành vi mua sắm của mô hình B2C và B2B cũng thay đổi mạnh mẻ, người mua hàng rất dễ dàng tìm kiếm được thông tin người bán hoặc nhà cung cấp trên mạng, với mô tả sản phẩm, nguồn góc và giá cả rõ ràng, cộng với việc người mua có thể đặt hàng từ bất cứ nhà cung cấp nào trên đất nước, họ cũng sẽ ship được đến tận nhà. Chính vì thế, tỉ suất lợi nhuận chung của các ngành đều giảm mạnh vì khách hàng rất dễ dàng tìm được nhà cung cấp giá tốt hơn. Giá bán đã đụng trần, để có lợi nhuận anh em chúng ta phải tập trung tối ưu chi phí.

3. Mô hình phân phối hàng hoá O2O2O (online to offline to online) đang phát triển mạnh mẻ và thay đổi hành vi mua sắm của người dân. Chúng ta quen với việc “buôn có bạn, bán có phường" nhưng bây giờ thì mọi thứ đã khác. Khách hàng bây giờ không còn chạy ra các con đường thời trang (ngành thời trang đang thay đổi rất nhanh, các ngành khác cũng đang thay đổi theo xu hướng này) ghé từng shop để tìm các món đồ mình yêu thích nữa vì 2 lý do:
Đối với một số mặc hàng như may mặc, thời trang, phụ kiện, điện tử đang được bán rất nhiều trên các trang thương mại điện tử và Facebook, người tiêu dùng “chưa đói” đã bị quảng cáo đập vào mặt bắt "phải ăn" với rất nhiều mẫu mã đẹp, giá tốt và các chương trình khuyến mãi liên tục hấp dẫn, nên người tiêu dùng không còn “bị đói" sản phẩm như trước, phải chạy ra các con phố thời trang, phụ kiện để thoả “cơn đói".

Khách hàng trước khi “xuống đường” họ luôn tìm kiếm thông tin trên mạng, tìm hiểu và so sánh chất lượng, giá thành, độ uy tính của người bán rồi mới xem địa chỉ người bán ở đâu và chạy tới. Khách hàng không còn quá quan tâm người bán ở các con phố chuyên các mặc hàng cùng chủng loại như trước, vì họ không có nhu cầu “đi dạo” để tìm kiếm sản phẩm ưng ý nữa, họ đã tìm và chọn được sản phẩm ưng ý từ ở nhà rồi, giờ chỉ việc đến nơi, thử, kiểm định chất lượng và mua về thôi. Điều đáng nói là những lần sau, sau khi đã tin tưởng, sản phẩm, dịch vụ người bán, họ không muốn tới nữa, họ sẽ ở nhà đặt hàng và muốn được ship tận nơi. Anh cả của mô hình O2O2O là Thế Giới Di Động, Điện Máy Xanh…. Chính vì thế: đây là một bài tập lớn cho những anh chị đang kinh doanh truyền thống offline phải tìm cách lên online để gặp được khách hàng ở “trển" nếu không muốn thấy cảnh, 2 cửa hàng gần nhau mà 1 cửa hàng khách ở đâu ùng ùng đến, còn 1 cửa hàng thì dù rất rộng rãi, thoáng mát vẫn không có người vào. Và những anh chị nào đang kinh doanh online thì nên có cửa hàng offline để khách hàng đến trải nghiệm sản phẩm, thẩm định chất lượng hàng hoá, dịch vụ trước khi xuống tiền. Kinh doanh để thấu hiểu và làm tốt 1 mảng (offline hoặc online) đã khó, bây giờ đòi hỏi phải giỏi cả hai thì mới tồn tại và phát triển được.

4. Đây là một sự thay đổi rất lớn và chưa từng xảy ra từ trước đến nay, nó sẽ thay đổi vĩnh viễn môi trường kinh doanh và ảnh hưởng sâu sắc đến nhiều anh em chúng ta, đó là hàng hoá từ Trung Quốc. Nếu anh em theo dõi đã biết Tập đoàn Alibaba đã mua Lazada hơn 1 năm trước. Kế hoạch mở rộng thị trường của Alibaba vào Đông Nam Á đã công bố vài năm trước và hiện tại Kho Ngoại Quan của Tập đoàn này đã xây dựng ở biên giới Lạng Sơn hơn 2 năm và sẽ chính thức đưa vào hoạt động trong 1 2 năm nữa. Gần 1 tuần trước, CEO Lazada đã công bố chúng ta bắt đầu mua được hàng hoá từ 6 nước trong khu vực Đông Nam Á và … Trung Quốc. Như vậy, điều gì đến cũng đã đến, hàng hoá trên hệ sinh thái B2C, C2C của Alibaba như Taobao, 1688… rồi sẽ được kết nối lên trang Lazada phân phối đến người dân Việt Nam tại mọi miền và ngóc ngách của đất nước. Kho ngoại quan sau khi hoạt động vận chuyển hàng hoá qua biên giới mỗi ngày, đóng thuế đầy đủ (giá thành sản phẩm từ Trung Quốc rất thấp, nên dù có đóng thuế thì vẫn rất hấp dẫn với người dân chúng ta). Cách đây gần 1 tháng, lễ khánh thành tuyến đường sắt tàu Container chạy thẳng từ Trung Quốc qua Việt Nam, giúp cho việc “thông thương" hàng hoá trở nên dễ dàng, theo đó hàng hoá Trung Quốc sẽ tràn ngập thị trường Việt Nam thông qua sàn B2B của Alibaba sẽ chính thức hoạt động để kết nối doanh nghiệp Việt Nam với nhà máy Trung Quốc vào 1 ngày không xa. Những anh em nào đang nhập khẩu hàng hoá từ Trung Quốc từ chính ngạch đến tiểu ngạch thì sắp tới sẽ có một cơn bão lớn mà chúng ta cần phải chống chọi. Đối với anh em đang sản xuất trong nước (trong đó có tôi) cũng phải chuẩn bị tâm thế sẳn sàng để đón bão.

Tóm lại, Môi trường kinh doanh thay đổi ngày càng nhanh và phức tạp, tôi cũng giống như cách bạn, các công ty của tôi đang chịu ảnh hưởng của 4 cơn bão trên, tôi tự đút kết cho mình 1 phương pháp kinh doanh để tồn tại và phát triển. Tôi gọi nó là Phương pháp Kinh Doanh Tinh Gọn với 6 nguyên tắc xin phép chia sẻ với anh em:

1. Tập trung vào lợi nhuận.
2. Giảm tối đa rủi ro.
3. Giảm tối đa chi phí.
4. Nâng cao hiệu suất làm việc bằng ứng dụng Công nghệ thông tin.
5. Sếp và Nhân viên phải Multitask.
6. Chia nhỏ mục tiêu, công việc đến mức dễ làm, dễ duy trì và thấy kết quả nhanh.

Bài viết đã dài, xin phép dừng ở đây. Tôi sắp xếp trong đầu khoảng 5 phần về phương pháp Kinh Doanh Tinh Gọn để chia sẻ cùng anh em, nhưng không biết những kiến thức, kinh nghiệm của mình anh em có cần không. Nên nếu anh em nào thấy hữu ích có thể comment “quan tâm" để tôi có động lực viết tiếp nhé! :D còn anh em nào thấy hợp guu thì kết bạn giao lưu nha.

P.s: Khi bão tới #Viên_Bi_Sắt sẽ chìm xuống đáy biển và trụ lại, #Tảng_Băng_Trôi sẽ bị đánh dạt vào bờ.